O Sistema GS1 tem na sua base um conjunto de Normas designadas por Identificadores-Chave GS1 (ID Keys) e Dados Adicionais GS1, que são utilizadas como linguagem comum para identificar e comunicar com exactidão a informação de carácter comercial ao longo da cadeia de valor de qualquer sector e em qualquer país.

Os Identificadores-Chave GS1 ou dados primários são aqueles que identificam unicamente o produto ou serviço e que intervêm nas operações comerciais.

Os Dados Adicionais GS1 ou Identificadores de Aplicação (AIs) são aqueles que interagem nos processos de produção, armazenagem e distribuição dos produtos.

Os Identificadores-Chave GS1 e os Dados Adicionais GS1 podem ser representados através de uma simbologia de Código de Barras GS1, que funcionam como transportadores de informação, permitindo que os dígitos de identificação sejam lidos por meios electrónicos, de modo a facilitar a recolha automática de dados e o seu tratamento.

Os Identificadores-Chave GS1 são:

• Únicos e Inequívocos: uma identificação exclusiva para cada item, activo, localização ou serviço;
• Multi-sectoriais e internacionais: aplicáveis em todos os sectores e utilizáveis e reconhecidas em todo o mundo;
• Seguros: inclui um dígito de controlo que garante a segurança da informação contida no código;
• A sua configuração permite gerar informação em tempo real;
• Facilita o comércio electrónico, preconizando o comércio sem papéis.