Normas Globais para as Mensagens Electrónicas

Implementação

A EDI constitui uma metodologia empresarial que pode ser utilizada de várias maneiras dependendo dos objectivos ou requisitos definidos, com impactos distintos na organização. Como tal, é essencial desenvolver um plano estratégico para a EDI, bem como um projecto de implementação das Mensagens GS1 EANCOM® de um modo eficiente e organizado, recomendando-se para o efeito a execução das seguintes etapas:

1. Estudo de viabilidade da implementação do projecto EDI
2. Elaboração do Plano Estratégico
3. Envolvimento da Gestão de Topo
4. Formação Interna
5. Análise do Software e Hardware
6. Selecção do(s) Parceiro(s) Piloto
7. Definir a Calendarização do projecto
8. Escolha das Comunicações
9. GLN-Global Location Number e Assinatura Digital
10. Teste com Parceiro Piloto
11. Adaptação dos Procedimentos
12. Celebração do Acordo para a Transferência Electrónica de Documentos entre Parceiros Comerciais
13. Expansão do Projecto/Programa aos parceiros comerciais que representem o maior volume de documentos

1. Estudo de viabilidade da implementação do projecto EDI

Este estudo deve permitir responder, pelo menos às seguintes questões:

• Quais são os fornecedores, clientes e concorrentes que já utilizam ou podem vir a utilizar uma ou mais Mensagens GS1 EANCOM®?
• Porque motivo e de que modo é que estes utilizam a Factura Electrónica?
• Quais são os impactos prováveis junto dos fornecedores e clientes de se utilizar ou não as Mensagens GS1 EANCOM®?
• Quais os benefícios e riscos para a organização da realização ou não do projecto?
• Quais os custos envolvidos?

2. Elaboração do Plano Estratégico

Para a elaboração do plano estratégico para a EDI é necessário:

• Determinar as necessidades de negócio e de informação
• Definir os objectivos do projecto/programa EDI
• Definir a estratégia do projecto/programa
• Desenvolver o plano de implementação do projecto/programa

3. Envolvimento da Gestão de Topo

O empenho da Gestão de Topo é crítico para o êxito deste tipo de projectos para:

• Implementar re-engenharia de processos no seio da organização.
• Libertar os Recursos Humanos e Financeiros para a execução do projecto, sendo que normalmente é necessário 1 Responsável do Projecto, Equipa de Projecto multidisciplinar e quando necessário recursos externos especializados.
• Motivar e sensibilizar os diversos gestores funcionais e os diferentes departamentos para o trabalho efectuado pela equipa de projecto.

4. Formação Interna

5 . Análise do Software e Hardware

Deve-se analisar os sistemas de informação existentes e, se for o caso, adquirir a infra-estrutura tecnológica, por forma a cumprir com todos os requisitos necessários e suficientes ao processamento das Mensagens GS1 EANCOM®.

6. Selecção do(s) Parceiro(s) Piloto

Deve-se seleccionar os parceiros comerciais com os quais se tenha relações privilegiadas e cuja quantidade de documentos comerciais transaccionadas justifique a implementação do projecto ou então aquele com o qual se tenha relações comerciais privilegiadas e, de preferência, que já tenha iniciado o seu próprio projecto/programa EDI para aprender com a sua experiência e não incorrer nos erros mais comuns. O início deste projecto/programa deverá ser efectuado apenas com um e só um parceiro comercial, superadas todas as fases poderemos iniciar o Roll-Out com todos os interessados.

7. Definir a Calendarização do projecto

É fundamental a definição dos objectivos e os timmings em que se propõe atingir esses objectivos do projecto/programa EDI.

8. Escolha das Comunicações

9. GLN-Global Location Number e Assinatura Digital

Para obter o seu GLN deve solicitar à GS1 Portugal-CODIPOR a sua atribuição. Esta solicitação pode ser feita, pela internet para empresas Associadas e para as demais devem pedir o envio, por fax, do contrato de atribuição de GLN, que após preenchido e anexados os respectivos documentos deve ser enviado para a GS1 Portugal–CODIPOR (ver condições de atribuição de GLN).

Para as Mensagens que se justifique a utilização da Assinatura Digital deve-se solicitar o(s) Certificado(s) Digital(ais) às entidades competentes.

10. Teste com Parceiro Piloto

11. Adaptação dos Procedimentos

12. Celebração do Acordo para a Transferência Electrónica de Documentos entre Parceiros Comerciais

13. Expansão do Projecto/Programa aos parceiros comerciais que representem o maior volume de documentos.