GS1 Portugal - Factura Electrónica

Cada Factura deve ser sujeita a um controlo rigoroso, transpondo as verificações e contagens, normalmente efectuadas manualmente, para procedimentos automáticos. A existência de uma Nota de Encomenda válida e de documentos de recepção da mercadoria devem ser verificados e validados aquando da recepção de uma Factura Electrónica.

Os dados contidos na Factura, tais como, as condições, a data de expedição e outras informações pertinentes, devem ser validadas mediante o perfil dos parceiros comerciais, sendo que qualquer discrepância verificada nos envios devem ser deduzidas na Factura, ou o respectivo pagamento deve ser suspenso.

Assim, o sistema de informação deve comportar a análise das discrepâncias, pormenorizando os resultados do controlo da Factura para que se possa então utilizar essa análise para rectificar os erros do fornecedor de modo a permitir um pagamento atempado.

Uma vez aprovada e paga, a Factura deve ficar arquivada no repositório durante o período indicado no Código do IVA, actualmente de 10 anos.

A Facturação Electrónica é um processo de extracção. A ideia é que o processo de geração de Facturas pode ser, na realidade, um processo automático. Sendo assim, a implementação de uma Factura Electrónica torna-se numa questão de comparar o que o sistema existente produz actualmente com aquilo que é pedido pelo comprador/cliente. Uma vez identificadas as diferenças, esta informação torna-se a base para conceber um sistema de ponte para o(s) sistema(s) de Facturação dos parceiros comerciais. A produção das Facturas deve ser concebida tendo em conta os requisitos de vários compradores/clientes, evitando-se a concepção de interfaces específicas para cada comprador/cliente. É um dos principais objectivos deste documento a REUNIÃO dos dados de modo a que um sistema de factura electrónica funcione com o maior número possível de clientes/fornecedores e com o mínimo de alterações possíveis.

As Facturas Electrónicas podem conter informações que não eram necessárias anteriormente e isso pode levar à captura de informações a partir de outras mensagens previamente transaccionadas e integradas nas bases de dados, como por exemplo a Mensagem Aviso de Recepção. Contudo, os parceiros comerciais devem concordar e especificar, num acordo de intercâmbio, quais as alterações permitidas e quem as pode fazer. Há que salientar que o sistema de Facturação existente deve ter em conta os compradores/clientes que pretendem uma Factura Electrónica e os que continuam a preferir uma Factura em suporte papel.

A implementação deste documento no seu formato electrónico, salvaguardando a legislação vigente, pode traduzir-se sobretudo em poupanças significativas na área financeira e/ou administrativa, entre muitas outras. Como é obvio, estas mais valias variam de empresa para empresa, dependendo do tipo de projecto/programa que esteja a ser implementado, se foi feita uma reavaliação dos processos de negócio, do número de Facturas a transaccionar, da plataforma necessária, etc..

Ao longo da cadeia de abastecimento, a implementação de um projecto/programa desta natureza pode ser uma combinação de metodologias distintas, se bem que a infra-estrutura pode ser uma única.

Na fase de planeamento de um projecto/programa de Factura Electrónica, deve-se ter em consideração o cenário mais abrangente, caso contrário pode-se incorrer em decisões que resolvem um problema no imediato, mas a médio e longo prazo podem ser condicionantes e demonstrar-se desastrosas para a promoção e roll-out deste projecto/programa ao longo da cadeia de abastecimento.

As recomendações GS1 Portugal–CODIPOR para a introdução da Factura Electrónica, estão conforme a legislação comunitária e nacional em vigor, de forma a garantirem os requisitos de validade legal dos documentos transaccionados. Assim, as Facturas Electrónicas que tenham aposto uma Assinatura Digital Avançada têm validade legal/fiscal, o que permite eliminar definitivamente o papel nestas transações.

O quadro legal que regulamenta o regime jurídico das Facturas Electrónicas foi criado em sede de direito comunitário através de Directivas, posteriormente transpostas pelo nosso ordenamento jurídico, destacando de seguida os diplomas fundamentais sobre esta matéria:

Aprova o regime jurídico dos documentos electrónicos e da assinatura digital	Decreto-lei n,º 290-D/99, de 2 de Agosto
	Objecto de posterior alteração
	Decreto-lei n,º 62/2003, de 3 de Abril
	Decreto-lei n.º 165/2004, de 6 de Julho
	Decreto Regulamentar n.º 25/2004, de 15 de Julho
Define as características do contrato de seguro obrigatório de responsabilidade civil a que se refere a alínea d) do art.º 12 do D.L. 290-D/99, de 2 de Agosto	Portaria 1370/2000, de 12 de Setembro
Cria o Conselho Técnico de Credenciação como estrutura de apoio ao Instituto das Tecnologias da Informação da Justiça no exercício das funções de autoridade credenciadora de entidades certificadoras de assinaturas digitais	Decreto-lei 234/2000, de 25 de Setembro
Criação da Entidade de Certificação Electrónica do Estado – Infra-Estruturas de Chaves Públicas (ECEE)	Resolução do Conselho de Ministros n.º 171/2005, de 3 de Novembro
Transpõe para a ordem jurídica nacional a Directiva 2001/115/CE, do Conselho, de 20 de Dezembro, que altera a Directiva n.º 77/388/CEE, tendo em vista simplificar, modernizar e harmonizar as condições aplicáveis à facturação em matéria de imposto sobre o valor acrescentado	Decreto-Lei 256/2003, de 21 de Outubro
Estabelece a equiparação entre a factura emitida em suporte de papel e a factura electrónica	Decreto-Lei 375/99, de 18 de Setembro
	Revogado
Condições e requisitos de utilização da factura ou documento equivalente transmitidos por via electrónica	Decreto Regulamentar n.º 16/2000, de 2 de Outubro
	Revogado
Aprova o modelo de impresso para pedido de autorização de um sistema de facturação electrónica	Portaria n.º 52/2002, de 12 de Janeiro
	Revogado
Determina os critérios para a adopção, por parte da Administração Pública, do sistema de facturação electrónica	Resolução do Conselho de Ministros n.º 137/2005, de 17 de Agosto

Foi aprovada no passado dia 31 de Agosto, em Reunião de Conselho de Ministros, um Projecto de Decreto-lei que visa regulamentar as “condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica, nos termos do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado”.

Quanto a este projecto importa realçar algumas das medidas que visam desmaterializar os sistemas de facturação:

regular as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das facturas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica nos termos do Código do IVA;
prever as funcionalidades que os sistemas de facturação electrónica devem garantir;
prever que as funcionalidades do sistema de facturação electrónica podem ser asseguradas, no todo ou em parte, por terceiros em nome e por conta do sujeito passivo;
prever que as facturas ou documentos equivalentes possam ser emitidos por via electrónica, sob reserva de aceitação pelo destinatário, desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante a utilização da assinatura electrónica avançada ou de um sistema de intercâmbio electrónico de dados que siga as condições jurídicas do “Acordo-tipo EDI Europeu” aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE da Comissão, de 19 de Outubro de 1994;
prever o acesso directo e sem restrições da Administração Tributária às facturas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica, ao sistema informático de apoio à facturação, utilizando o seu próprio hardware ou software, o do sujeito passivo ou o de entidade terceira, dentro do país ou fora dele, a partir do território nacional.

No que concerne aos mecanismos de certificação e controlo, optou-se por fazer uma remissão para o regime jurídico constante do Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de Agosto, que se aplica aos documentos electrónicos e da assinatura digital, na redacção que lhe foi dada pelos Decretos-Lei n.º 62/2003, de 3 de Abril, n.º 165/2004, de 6 de Julho e n.º 116-A/2006, de 16 de Junho.

Relativamente aos sistemas de transferência electrónica de dados (EDI), seguiu-se o ditame da Directiva n.º 2001/115/CEE do Conselho de 20 de Dezembro de 2001, remetendo-se para o designado “Acordo-tipo EDI Europeu”, tal como se encontra definido no artigo 2º da Recomendação n.º 1994/820/CE da Comissão, de 19 de Outubro de 1994, relativa aos aspectos jurídicos da transferência electrónica de dados.

Muito embora a transposição da Directiva nº2001/115/CE do Conselho, de 20 de Dezembro de 2001, diga claramente que podemos enviar as Facturas Electrónicas utilizando Assinaturas Digitais Avançadas ou EDI (Transferência Electrónica de Documentos) nas Mensagens, o Grupo de Trabalho da Factura Electrónica da Grande Distribuição GS1 deliberou ao se transaccionar estes documentos (facturas electrónicas) deve ser sempre utilizada a Assinatura Digital Avançada, independentemente da utilização da EDI .

É importante recordar que não estamos a assinar as Facturas no sentido de uma assinatura manuscrita, mas que assinamos digitalmente as Facturas para garantir a integridade do seu conteúdo e a autenticidade dos interlocutores. A utilização da Assinatura Digital nas Facturas Electrónicas é, portanto, um mero mecanismo de segurança e não deve entender-se como uma operação de assinatura manuscrita.

Uma Factura Electrónica tem validade legal sempre que esteja assinada digitalmente. Devemos ter presente que a e-factura é muito mais segura que o papel (autenticação e integridade) é um sistema aberto e aplicável a qualquer marco tecnológico (Rede de valor Acrescentado, Internet, diskette…e qualquer sistema futuro), que permite qualquer formato EDI (EDIFACT/GS1 EANCOM® , GS1 XML, …) e de muito maior acessibilidade (Sem autorização previa e sem registos adicionais).

Arquivo das facturas em formato electrónico, evitando o arquivo em papel, com todas as despesas associadas aos recursos que executam estas tarefas, sem falar dos custos do espaço físico necessário para armazenar todos estes documentos.

Um estudo feito estima que pode poupar-se 0,7 euros na emissão e quase 2 euros na recepção, por factura transaccionada entre os parceiros comerciais. É obvio que estes valores ainda podem ser substancialmente reduzidos mediante o nº de documentos transaccionados.