Rastreabilidade

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Processo de Rastreabilidade GS1

O processo de rastreabilidade GS1 é composto de 5 sub-processos e 18 passos, que serão explicados em maior detalhe nesta secção.

Nota: durante as explicações, as palavras “ deve ”, “ requerido ” e “ deverá ”, significam que a definição é um requerimento absoluto da especificação. A palavra “ pode ” ou o adjectivo “ opcional ”, significam que a acção é realmente opcional.

De uma forma compacta, o processo de desempenho da rastreabilidade pode ser visualizado como o ciclo representado na figura seguinte:

A sua aplicação baseia-se no cumprimento de determinadas funcionalidades entre diversos parceiros ao longo da cadeia de abastecimento e com o fim último de garantir a disponibilidade de informação, para eventuais necessidades do último elo da cadeia, o consumidor final.

1. Planear & Organizar

O sub-processo 1 é a fase de pré-requisito que determina como atribuir, recolher, partilhar e manter os dados de rastreabilidade. Além disso, determina a forma de gerir as ligações entre as entradas, os processos internos e as saídas.

Este sub-processo começa quando os parceiros comerciais decidem garantir e manter a rastreabilidade.

Passo 1 – Determinar como atribuir, recolher, partilhar e manter os dados de rastreabilidade

Decisão sobre o sistema de identificação a usar, o formato de transporte de informação e da forma de marcação a utilizar, bem como os sistemas de registo e manutenção de dados.

Passo 2 – Determinar como gerir as ligações entre as entradas, os processos internos e as saídas

Estabelecer o procedimento interno de cada parceiro, que garante o correcto elo de ligação entre os artigos localizáveis de entrada e os de saída, através de um registo e manutenção de informações. Se considerado pertinente, incluindo dados relativos à própria evolução dos artigos localizáveis ao longo dos processos físicos internos a que estão sujeitos (rastreabilidade interna).

O sub-processo 1 acaba quando os métodos de atribuição de números ou identificações únicas, recolha, manutenção e partilha de informação, bem como métodos de ligação, estão decididos.

O resultado deste sub-processo é o facto de que os parceiros de rastreabilidade estabeleceram o seu plano e organização com vista à implementação de um sistema de rastreabilidade.

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2. Alinhar dados mestre

O sub-processo 2 é o ponto onde se determina como atribuir as identificações propriamente ditas. Atribuem-se identificações às partes envolvidas, às suas localizações físicas, aos artigos comerciais e, se apropriado, aos “bens” (activos da empresa) de suporte a utilizar nas relações. Também determina como trocar dados mestre com os parceiros comerciais.

A recomendação fundamental é a de assegurar o alinhamento de todos os dados mestre que sejam públicos, antes de iniciarem os fluxos físicos.

Alinhamento de Dados Mestre

Passo 3 – Atribuir identificação ao parceiro

Parceiros comerciais devem estar inequívoca e globalmente identificados com o GLN.

Passo 4 – Atribuir identificação aos lugares físicos

Qualquer localização interna ou externa que precise de ser localizável deve ser univocamente e globalmente identificada. Isto pode ser feito a um nível alto (localização do armazém), mas pode também ser feito ao nível do detalhe (identificação precisa do alvéolo da estanteria) dentro do armazém, através do GLN.

Passo 5 – Atribuir identificação aos “BENS”

Qualquer “bem”, que precise de ser localizável a jusante ou montante, deve ser unívoca e globalmente identificado, pelo GIAI e pelo GRAI no caso do “bem” ser retornável.

Passo 6 – Atribuir identificação aos artigos comerciais

Qualquer artigo comercial que precise de ser localizável a jusante ou montante, deve ser unívoca e globalmente identificado com um GTIN. Isto aplica-se a qualquer nível de hierarquia do produto, por exemplo, unidade de consumo ou unidade comercial que não se destina a passar no POS.

Passo 7 – Trocar dados mestre

Partilha prévia de toda a informação relevante, assegurando o seu correcto entendimento e alocação.

O sub-processo 2 termina quando é alcançado o total e correcto alinhamento de dados mestre.

O resultado deste sub-processo é os parceiros de rastreabilidade conseguirem alinhar os seus dados mestre, garantindo uma correcta equivalência e relevância entre os dados de rastreabilidade e os artigos localizáveis que lhes estão na origem.

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3. Registar dados de rastreabilidade

O sub-processo 3 determina como atribuir, aplicar e capturar identificação de artigos localizáveis e como recolher, partilhar e armazenar dados de rastreabilidade durante o fluxo físico.

Registo de dados de rastreabilidade

 

Este sub-processo começa sempre que um produtor cria inventário adicional, seja por sua decisão directa ou por pedido de criação de inventário, por exemplo como resposta a uma necessidade de um processo de inventário gerido por vendas.

Passo 8 – Atribuir identificação a um artigo localizável quando ele é criado

O proprietário da marca deve garantir a identificação única do item localizável. A identificação do artigo localizável deve ser atribuída, o mais tardar, quando ocorre a criação física do artigo. Os parceiros de rastreabilidade devem acordar qual o nível comum de rastreabilidade do artigo e, para esse nível, qual o conjunto de dados de rastreabilidade que serão trocados.

• Quando o artigo localizável é um artigo comercial:

A identificação do artigo comercial deve pelo menos ser feita com o GTIN. Para o propósito de rastreabilidade, isto pode não ser suficiente, sendo necessária para identificar inequivocamente o produto ou grupo de produtos, informação adicional tal como um número de carga/lote ou um número de série onde apropriado.

No Sistema GS1, correspondem ao GTIN, GTIN + Número de carga/lote e GTIN + Número de série / SGTIN.

• Quando o artigo localizável é uma unidade logística:

O artigo deve ser identificado inequivocamente através do SSCC.

Passo 9 – Associar a identificação ao artigo localizável através do transportador de identificação ou de um documento de acompanhamento, quando se dá uma transformação

Todos as ocorrências de um item localizável devem transportar em si próprias uma identificação inequívoca e global, ou quando tal não seja possível, pelo menos no “bem” que contenha o artigo ou num documento de acompanhamento.

O transportador de identificação deve permanecer no artigo localizável ou ligado a ele, até que o artigo seja consumido, vendido para consumo ou destruído.

O transportador de identificação deve permanecer no artigo localizável ou ligado a ele, quando seja sujeito a um embalamento num nível superior de embalagem.

O transportador de identificação deve ter alguma informação para assegurar a ligação, pelo menos com uma fonte de dados de rastreabilidade credível (isto é, o proprietário da marca, ou o importador).

A identificação do artigo localizável deve aparecer em todos os documentos de acompanhamento ou mensagens contendo informação relacionada com o artigo localizável.

Passo 10 – A partir do transportador de identificação, capturar a identificação do artigo localizável ou do “bem” que o contém, aquando do envio e recepção

Todas as fontes e destinos de artigos localizáveis, devem recolher a identificação do artigo localizável ou do “bem” contendo o mesmo, a partir do transportador de identificação.

Passo 11 – Recolher, por qualquer método, todos os outros dados incluindo informação de rastreabilidade de fontes internas e externas

Todas as fontes e destinos de artigos localizáveis, devem providenciar formas de recolher e associar a restante informação relevante para o artigo localizável em questão.

Passo 12 – Partilhar os dados de rastreabilidade relevantes: enviar informação por qualquer método

Todos as fontes e destinos de artigos localizáveis, devem registar e podem partilhar os elementos de dados detalhados nos requerimentos de dados mínimos para rastreabilidade (frequentemente registados nos documentos de identificação de envio).

A fonte de artigo localizável pode ter de partilhar ou tornar disponível alguns detalhes e informação sobre qualidade dos artigos localizáveis com um ou mais parceiros de rastreabilidade.

Um processo ou ocorrência para o qual possa existir a necessidade de repescar informação pode ser identificado univocamente.

Passo 13 – Armazenar dados de rastreabilidade

Todos os criadores, fontes e destinos de artigos localizáveis, devem registar a ligação entre os artigos localizáveis criados, recebidos e/ou enviados.

Os dados de rastreabilidade devem ser arquivados durante o período consagrado na regulamentação apropriada (exemplo, legislação alimentar), ou nas práticas do sector/negócio (exemplo, política interna, contrato).

O sub-processo 3 termina aquando da entrega nos “bastidores” ou “porta de armazém” (a área de recepção para o nível final do ponto de venda ou serviço) ou, alternativamente, aquando da destruição do artigo ou quando da saída do âmbito do processo de rastreabilidade.

O resultado do sub-processo 3 é que os parceiros de rastreabilidade podem identificar artigos localizáveis, recolher e registar dados de rastreabilidade relevantes, enquanto os artigos se movem ao longo da cadeia de abastecimento.

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4. Requerer rastreabilidade

Este sub-processo determina a forma de iniciar e responder a um pedido de rastreabilidade. Qualquer parceiro de rastreabilidade pode iniciar um pedido de rastreabilidade. As autoridades ou uma queixa de um consumidor podem ser a razão para um parceiro iniciar um pedido de rastreabilidade com vista à recolha ou retirada de um produto defeituoso.

Pedido de rastreabilidade

 

Um pedido de rastreabilidade pode dar origem a pedidos de rastreabilidade subsequentes, vários níveis abaixo ou acima na cadeia de abastecimento, por forma a cumprir com o pedido inicial. Isto cumpre com a exigência de que a rastreabilidade deve funcionar “um passo à frente e um passo atrás” na cadeia de abastecimento.

O pedido de rastreabilidade pode saltar um ou mais níveis, para contactar um parceiro de rastreabilidade mais acima ou abaixo na cadeia, por forma a acelerar a rapidez na obtenção da informação requerida.

Este sub-processo começa quando há necessidade de rastreio. Se a informação não estiver disponível internamente, deve ser requerida a um parceiro comercial externo

Passo 14 – Iniciar um pedido de rastreabilidade

Qualquer parceiro pode enviar um pedido de rastreabilidade para uma fonte de artigo localizável, para um destinatário de artigo localizável, para uma fonte de dados de rastreabilidade ou para um destinatário de dados de rastreabilidade.

De forma a ajudar a fonte de dados de rastreabilidade a encontrar a informação requerida, o parceiro que pretenda iniciar um pedido de rastreabilidade, deve comunicar pelo menos um dos item de informação, da lista seguinte:

• Identificação do artigo localizável (ou alguns atributos do artigo localizável).
• Identificação do parceiro (ou alguns atributos do parceiro de rastreabilidade).
• Identificação do local (ou alguns atributos da localização).
• Data/hora, período de tempo.
• Processo ou identificação do acontecimento (ou alguns atributos do processo).

Passo 15 – Receber o pedido de rastreabilidade

Recepcionar e processar o pedido de rastreabilidade, identificando correctamente os requisitos solicitados. Esta situação poderá dar origem por sua vez, a pedidos de rastreabilidade subsequentes a outros parceiros.

Passo 16 – Enviar a resposta ao pedido de rastreabilidade

Enviar, atempadamente, ao parceiro que fez o pedido toda a informação requerida, relevante e disponível.

Passo 17 – Receber a resposta ao pedido de rastreabilidade

Recepcionar a informação disponibilizada, validando-a de acordo com o pedido de rastreabilidade solicitado.

O sub-processo 4 acaba quando quem solicitou o pedido de rastreabilidade recebe a informação pretendida ou então, em alternativa, recebe a mensagem de que a informação não pode ser encontrada.

Pretende-se que o resultado deste sub-processo seja o de que os dados de rastreabilidade estejam disponíveis e os parceiros, com base num pedido relativo a um artigo localizável, sejam capazes de fornecer informação compreensiva, precisa e atempada, a uma parte autorizada para o solicitar.

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5. Usar informação

Este sub-processo permite o uso dos processos anteriores para tomar as acções apropriadas como requeridas por necessidades legais ou de negócio. Começa quando parceiros de negócio decidem usar a informação.

Passo 18 – Actuar

O efectivar de um conjunto de medidas e acções próprias e especificas, destinadas a resolver uma necessidade particular.

Este sub-processo termina quando as acções desenvolvidas no âmbito da actuação específica, resolvem os requerimentos legais ou de negócio.

O resultado deste sub-processo é a realização da rastreabilidade e o cumprimento dos requisitos legais e de negócio.

6. Grelha verificação para a implementação de rastreabilidade

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7. Regras de gestão da rastreabilidade

Enumeram-se a seguir o conjunto de regras gerais que orientam e devem ser tomadas em linha de consideração, na gestão de um sistema de rastreabilidade.

Sistemas e procedimentos de rastreabilidade cumprem requerimentos de regulamentação, legais ou de negócio, para a segurança pública, facultando acesso às partes envolvidas e à informação de rastreabilidade dos produtos.

1. Um item localizável, pode ter os seguintes formatos:
• Envio
• Unidade logística
• Artigo comercial
• Carga/Lote de artigos comerciais
• Artigo comercial com número de série
2. Dados de rastreabilidade incluem informação acerca de:
• O que é? (isto é, o artigo localizável)
• Quem esteve envolvido? (isto é, que parceiros de rastreabilidade)
• Onde é que aconteceu (isto é, a localização)
• Quando é que aconteceu (isto é, a data/hora, período de tempo)
• O que aconteceu (isto é, o processo ou acontecimento)

A informação seguinte NÃO está dentro do âmbito de um sistema de rastreabilidade externa:

• Receitas ou fórmulas completas
• Dados financeiros e de preço
• Dados pessoais de empregados, ou
• Dados de desenvolvimento e pesquisa

 

4. São princípios chave de rastreabilidade:

• A identificação única de produtos, unidades logísticas, localizações e “bens”
• Capturar e registar dados de rastreabilidade
• Partilhar dados de rastreabilidade entre parceiros comerciais
• Ligar os materiais entrados aos novos artigos saídos

 

5. A rastreabilidade é parte integral do processo de negócio. Não é separada de processos logísticos e/ou processos de segurança e programas de qualidade.
6. Um artigo localizável pode estar relacionado com outro artigo localizável.
7. Ocorrências de um mesmo artigo localizável podem existir em localizações múltiplas ao mesmo tempo.
8. Com relação à hierarquia de rastreabilidade de um artigo, podem existir ao mesmo tempo vários níveis de artigos localizáveis num só envio.
9. Dados de rastreabilidade podem ser dados Mestre, constantes ao longo do tempo; ou Transaccionais, mudando com cada caixa ou envio.
10. Todos os parceiros de rastreabilidade devem ter rastreabilidade interna e externa, para assegurarem a rastreabilidade ao longo de toda a cadeia de abastecimento.
11. Cada parceiro de rastreabilidade deve decidir sobre como implementar os sistemas de rastreabilidade. No entanto, é essencial que sejam capazes de recolher, registar e partilhar a informação necessária com os parceiros de rastreabilidade a montante e jusante, de uma forma precisa e rápida.
12. Os parceiros de rastreabilidade devem usar standards GS1 para assegurar um fluxo de informação rápido e preciso entre parceiros comerciais.
13. Os parceiros de rastreabilidade não devem impor entre eles, a adopção de práticas proprietárias.
14. Não é necessário que todos os parceiros de rastreabilidade guardem e partilhem toda a informação de rastreabilidade, mas cada um deve ser capaz de aceder à informação relevante e partilhá-la sem infringir a propriedade intelectual de outros parceiros de rastreabilidade.
15. A informação mínima a partilhar entre parceiros de rastreabilidade, deve ser a que contenha o maior número de informações, ou seja:
• Os requerimentos mínimos definidos no presente Guia de Implementação, ou
• O que for necessário para as transações diárias de negócios com os parceiros comerciais
16. Cada parceiro de rastreabilidade deve pelo menos definir um nível de rastreabilidade para cada envio.
17. O proprietário da marca e/ou o criador do artigo localizável deve saber os detalhes do artigo em causa e ser capaz de responder a um pedido de rastreabilidade.
18. Uma fonte de artigo localizável deve saber o que aconteceu ao artigo durante o seu processo interno e quando, onde e para quem enviou esse artigo localizável. Cada parceiro de rastreabilidade deve armazenar as informações que fazem a ligação entre o que recebeu, produziu, embalou, armazenou e expediu. Quando o artigo localizável é misturado com artigos semelhantes de variadas localizações ou cargas (por exemplo, um silo de armazenagem de grãos) o parceiro de rastreabilidade deve guardar registos de todas as entradas e saídas, por forma a facultar estimativas justas sobre para onde foi o artigo localizável resultante.
19. O destinatário de um artigo localizável, deve conhecer a fonte que lhe forneceu o artigo.
20. Se um artigo localizável é contido dentro de outro artigo localizável e as ligações são mantidas, os parceiros de rastreabilidade podem armazenar apenas os registos de movimentos e localizações do artigo localizável de maior nível. “Contido em” significa que existe um grau superior de embalagem e que o artigo do nível inferior pode ser removido. É diferente de um ingrediente “compondo” um produto acabado.
21. Os parceiros de rastreabilidade devem ligar movimentos físicos de artigos localizáveis com fluxos de informação, quer entre as fontes de artigo e eles próprios, bem como entre os destinatários de artigos e eles próprios. Este fluxo transaccional de informação deve reflectir exactamente o fluxo físico. Esta ligação é necessária para que o artigo possa ser localizável do ponto de origem até ao POS ou ponto de serviço. Inversamente, esta ligação deve também assegurar que o artigo pode ser localizado a montante da cadeia de abastecimento.
22. O destinatário de um artigo localizável pode colher informação quer da fonte de artigo localizável, quer da fonte de transporte (rodovia, marítimo, ferrovia ou aéreo).
23. A fonte de artigo localizável pode comunicar informação quer ao destinatário de artigo localizável, quer ao transportador (rodovia, marítimo, ferrovia ou aéreo).
24. O parceiro que solicita o pedido de rastreabilidade deve contactar os demais parceiros envolvidos, incluindo o proprietário da marca.
25. A fonte dos dados de rastreabilidade deve responder tão depressa quanto possível à parte que requer a informação de rastreabilidade. O período de tempo permitido pode ser definido em regulamentação local ou acordos comerciais.
26. Um pedido de rastreabilidade pode dar origem a outros pedidos de rastreabilidade, a montante ou a jusante da cadeia de abastecimento, para cumprir o pedido original.
27. A qualidade de um sistema de rastreabilidade mede-se pelo desempenho mais fraco de qualquer dos seus intervenientes. Se ocorrer uma falha em qualquer ponto, então o sistema de rastreabilidade falha.
28. Várias indústrias, regiões, países ou parceiros podem ter requerimentos de negócio adicionais para além do Standard de Rastreabilidade GS1 genérico. Isto deve ser tido em linha de conta quando se desenvolverem implementações e extensões específicas.

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